Überrollt vom Tagesgeschäft? Tipps im Kampf gegen die Aufgabenflut:

Die Aufgabenflut nimmt im aktuellen Tagesgeschehen immer mehr zu. Es ist fast nicht möglich eine Aufgabe fokussiert zu erledigen.

Wenn Sie es sich aktuell vielleicht auch nicht vorstellen können, so versichere ich Ihnen, dass es auch für Sie Lösungen gibt, um die Aufgabenflut zumindest zu reduzieren.

Neben Ihrem Tagesgeschäft gibt es noch viele andere Aufgaben, die es zu erledigen gilt und die eventuell an Fristen gebunden sind. Interessanterweise gelingt es den meisten Menschen, die wirklich wichtigen Dinge für sich als Termine und damit als Prioritäten zu setzen. Wenn Sie das nicht glauben, dann denken Sie an einen Termin in der Schule Ihrer Kinder oder einen Abgabetermin bei einer Betriebsprüfung. Ja, es ist richtig: Etwas anderes fällt dann hinten herunter, das stimmt. Dabei ist jetzt entscheidend, ob Sie Ihre Situation wirklich ändern wollen oder ob Sie schon resigniert haben. Wenn Sie offen dafür sind, einige Tipps und Impulse mindestens 4 Wochen lang auszuprobieren, um festzustellen, ob sie funktionieren, dann haben Sie gute Chancen, die Aufgabenflut wesentlich besser zu meistern.

Hier einige Tipps:

Binden Sie Ihr Team unbedingt mit ein!

Wenn Sie Ihr Team morgens eingewiesen haben, schauen Sie auf Ihre Aufgaben und überlegen sich als Erstes: „Was kann ich delegieren?“ oder „was muss ich tun, um bestimmte Aufgaben zu delegieren?“.

Dabei ist es gut möglich, dass Sie die Arbeitsvorbereitung vereinfachen können. Überlegen Sie sich: Was muss ich davon tatsächlich tun und was kann mein Team übernehmen? Wir haben schon erlebt, dass der Chef die Fahrzeuge für die Trupps gepackt hat: Das geht gar nicht!

Finden Sie mit Ihrem Team zusammen heraus: Welche Fehler passieren, die Zeit kosten und dann wieder zur Aufgabe für Sie als Chef werden? Vielleicht ist es möglich, dass einige Materialbestellungen von den Mitarbeitern ausgelöst werden können?

Schreiben Sie die Aufgaben auf, die sich wiederholen, jedoch nicht sein müssen. Überlegen Sie gemeinsam im Team, was zu tun ist. Am besten an einem Freitag: Lassen Sie Ihr Team einfach etwas eher von der Baustelle kommen. Es reicht für das Meeting schon eine halbe Stunde.

Wenn Sie jetzt alles, was machbar ist, notiert haben, dann überlegen Sie erste Schritte und schreiben hinter jede Aufgabe die Maßnahme und wer was bis wann macht!

Wichtig: Beim nächsten Meeting erfolgt die Umsetzungskontrolle.

Stille Stunde

Statt samstags oder sonntags zu arbeiten: Damit Sie in Ruhe und ohne Ablenkung arbeiten können, empfehle ich Ihnen die „stille Stunde“ einzurichten.

Ein Handwerkskunde, Inhaber eines Zimmereibetriebes, hat es sich zur Gewohnheit gemacht, zwischen 6.00 und 10.00 Uhr nicht erreichbar zu sein. Er ist sehr diszipliniert und hält sich daran. So schafft er seine Aufgaben.

Vielleicht fangen Sie erst einmal mit 2 Stunden an, weil Sie noch Ihr Team einweisen müssen. Ganz gleich, welche Betriebsgröße Sie haben, setzen Sie sich einen Termin mit sich selbst.

Eigenverantwortlich arbeitende Mitarbeiter

Jetzt mögen Sie sich fragen: Wie soll das denn gehen? Ihre Mitarbeiter fragen Sie öfter etwas zur Auftragsdurchführung und Sie antworten natürlich, obwohl Ihr Mitarbeiter eigentlich wissen müsste, was zu tun ist? Wie wäre es, wenn Sie einfach mal die Frage zurückgeben: „Was würdest du tun, wenn du mich nicht fragen könntest?“ Einen Moment lang wird Ihr Geselle vielleicht überlegen. Dann gibt er Ihnen sicherlich eine gute Antwort. Wenn nicht, fragen Sie ihn weiter, bis er selbst auf die Lösung kommt (und nicht lamentieren: ‚Das dauert mir zu lange.‘ Wenn auf der Baustelle etwas fehlt, DANN dauert alles länger!) Wenn Sie immer antworten, kann Ihr Mitarbeiter nicht nachdenken und eigenverantwortlich arbeiten. Er ist über viele Jahre darauf konditioniert Antworten von Ihnen zu bekommen …. statt mal den Auftrag zu lesen und Ihnen mitzuteilen, wie er den Auftrag durchführen möchte.

Wählen Sie die 3 wichtigsten Aufgaben aus

Dass Sie eine Aufgabenliste haben, brauchen wir wohl nicht zu diskutieren!

Sie können Ihre Aufgaben auch digitalisieren über OneNote, eine Kanban Liste (z.B. https://kanbantool.com/de/kostenloses-kanban-board) oder mit dem Eisenhower Prinzip.

Wer 10 Minuten lang seine Aufgabenflut organisiert und priorisiert, kann bis zu eine Stunde pro Tag Zeit einsparen. Das sollte Ihre zweite Aufgabe sein, wenn Sie im Büro sind.

Wählen Sie zunächst maximal 3 Aufgaben aus, die absolute Priorität haben. Wenn eine Katastrophe passiert, die Sie dann doch klären müssen, beginnen Sie mit der Aufgabe, mit der Sie aufgehört haben. Notfalls müssen Sie Ihre 3 Aufgaben nochmals priorisieren.

Zeit sparen mit Kundenqualifizierung

Wenn Sie von 10 Angeboten (ohne Reparaturaufträge) zwischen 6-7 in einen Auftrag umsetzen, ist das schon gut. Aber auch dann haben Sie mindestens drei Angebote umsonst geschrieben und Zeit investiert, die an anderer Stelle gebraucht wird. Wenn Sie noch weniger umsetzen, sollten Sie diesen Hinweis wirklich aktiv umsetzen:

Ein Kunde ruft an. Ein Mitarbeiter im Büro oder Sie selbst nehmen die Daten auf. Der Kunde erklärt, um was es geht. Bei einem Bestandskunden und einem Reparaturauftrag muss in der Regel kein großes Angebot erstellt werden.

Bei einem Neukunden sollte der Aufnahmebogen ergänzt werden um die Fragen, z.B. ‚Wie viel haben Sie geplant auszugeben?‘ und ‚Möchten Sie mit uns ein Vergleichsangebot erstellen lassen?‘

Gerade bei Neukunden ist es gut, eine Angebotspauschale zu berechnen. „Wenn wir Ihnen ein Angebot erstellen, erheben wir eine Angebotspauschale von 100,– €. Ist das in Ordnung? Natürlich erhalten Sie die Pauschale im Falle der Beauftragung gutgeschrieben.“

Bei dem ersten Termin ist oft der Ehepartner oder ein anderer Entscheidungsträger nicht im Hause. Bestehen Sie unbedingt darauf, dass die zweite Person dabei ist, und fragen Sie den Kunden „mit wem treffen Sie Ihre Entscheidungen?“. Männer antworten häufig: „Meine Entscheidungen treffe ich allein“. Das stimmt in der Regel NICHT. Antworten Sie daher: „Falls Sie sich mit Ihrer Frau/Ihrem Mann abstimmen möchten, vereinbaren wir bei Ehepaaren / Paaren grundsätzlich nur Termine, wenn beide anwesend sind.“

Gerade wenn Sie jetzt denken „das haben wir noch nie so gemacht“, dürfen Sie sich fragen, wie viele Rückläufer Sie in der Vergangenheit aus diesem Grund hatten. Seien Sie ehrlich zu sich!

Wenn Sie Fragen haben, rufen Sie uns gerne an.

Ihre Susanne Hasemann

 

Foto Quelle: ©[Name des PeopleImages] via Canva.com