Schwierige Mitarbeiter im Handwerk richtig führen!

So gehst du als Unternehmer mit Nörglern, Blockierern und Querulanten um: Schwierige Mitarbeiter im Handwerk richtig führen!

(mit Checkliste am Ende des Blogs)

Schwierige Mitarbeiter sind für viele Handwerksunternehmer eine der größten Belastungen im Alltag. Oft sind es nicht einmal die Kunden, die Auftragslage oder der Fachkräftemangel, die am meisten Energie kosten, sondern einzelne Mitarbeiter, die durch ihr Verhalten Unruhe in den Betrieb bringen.

Der eine nörgelt ständig und stellt alles infrage.
Der nächste blockiert Veränderungen und bremst Entscheidungen aus.
Ein anderer zieht sich komplett zurück und macht nur noch Dienst nach Vorschrift.
Und manche suchen bei jeder Gelegenheit Streit oder verteilen unterschwellig schlechte Stimmung.

Das Problem dabei: Ein einzelner schwieriger Mitarbeiter kann ausreichen, um die Stimmung im gesamten Team zu kippen.

Entscheidungen werden verzögert, Abläufe erschwert und oft leidet sogar die Kundenzufriedenheit darunter. Besonders in kleineren Handwerksbetrieben mit wenigen Mitarbeitern ist die Wirkung eines solchen Teammitglieds oft sofort spürbar.

Viele Unternehmer kennen Aussagen wie diese nur zu gut:

• „Das klappt sowieso nicht.“
• „Wie soll ich das alles schaffen“
• „Das haben wir schon immer so gemacht.“
• „Immer soll ich alles machen.“
• „Dafür haben wir keine Zeit.“
• „Warum müssen wir das jetzt ändern?“

Solche Aussagen wirken auf den ersten Blick wie reine Verweigerung, Sturheit, Bosheit oder schlechte Laune. Doch in vielen Fällen steckt mehr dahinter. Gerade im Handwerk werden Konflikte häufig zu lange ausgesessen. Viele Unternehmer hoffen, dass sich das Problem von allein löst. Doch meistens passiert genau das Gegenteil: Die Situation spitzt sich zu, andere Mitarbeiter lassen sich beeinflussen und aus einem kleinen Problem wird ein echter Störfaktor im Betrieb. Genau solche Konflikte werden in vielen Handwerksbetrieben zu spät angesprochen.

In diesem Blog erfährst du, welche Arten von schwierigen Mitarbeitern es gibt, was hinter dem Verhalten stecken kann und wie du als Unternehmer professionell und lösungsorientiert damit umgehst.

Schwierige Mitarbeiter: Die Motive spielen häufig eine wichtige Rolle

Bevor du einen Mitarbeiter vorschnell als „schwierig“ abstempelst, lohnt sich ein genauer Blick auf die Ursachen. Denn in den seltensten Fällen steht ein Mitarbeiter morgens auf und beschließt bewusst, schlechte Stimmung zu verbreiten oder den Betrieb auszubremsen.

Hinter schwierigem Verhalten stecken häufig ganz andere Themen. So ist es ratsam sich diesen Fragen zu stellen:

• ist der Mitarbeiter fachlich überfordert?
• fühlt er sich nicht gesehen oder nicht wertgeschätzt?
• fehlen ihm klare Anweisungen oder Strukturen?
• gibt es private Probleme?
• fühlt er sich von Veränderungen überrollt und reagiert mit Widerstand?

Viele Unternehmer machen den Fehler, nur das Verhalten zu bekämpfen. Sie sprechen das Gemecker an, die schlechte Stimmung oder die Verweigerungshaltung, aber nicht die Ursache dahinter.

Dann ändert sich kurzfristig vielleicht etwas. Langfristig bleibt das Problem bestehen.

Deshalb ist die erste Frage nicht:
„Warum ist der so schwierig?“
Sondern eher:
„Warum verhält er sich so?“

Allein diese Denkweise verändert oft schon die Art, wie du das Problem angehst.

Welche Arten schwieriger Mitarbeiter gibt es?

Nicht jeder schwierige Mitarbeiter ist gleich. Je nach Verhalten braucht es eine andere Lösung. Im Handwerksalltag begegnen Unternehmer immer wieder bestimmten Typen.

1. Der Nörgler ständig unzufrieden

Der Nörgler findet an fast allem etwas auszusetzen. Egal ob neue Abläufe, neue Kollegen oder neue Software, zuerst kommt Kritik.

Solche Mitarbeiter sagen oft Dinge wie:

• „Früher war das besser.“
• „Das bringt doch eh nichts.“
• „Immer wird alles komplizierter.“
• „Warum ändern wir das jetzt schon wieder?“

Auf den ersten Blick wirkt so ein Mitarbeiter einfach nur anstrengend. Doch das eigentliche Problem ist oft größer: Nörgler beeinflussen andere.

Wenn ein Mitarbeiter Tag für Tag schlechte Stimmung verbreitet, hören andere irgendwann zu. Aus anfänglichem Schulterzucken wird Zustimmung. Aus Zustimmung wird Unsicherheit. Und irgendwann kippt die Stimmung im Team.

Gerade bei Veränderungen tritt dieses Verhalten häufig auf. Viele Handwerksbetriebe digitalisieren aktuell Prozesse, führen Software ein oder strukturieren Abläufe neu. Mitarbeiter, die jahrelang auf eine bestimmte Art gearbeitet haben, fühlen sich davon schnell überfordert oder verunsichert.

Das Nörgeln ist dann oft nichts anderes als ein Schutzmechanismus.

Statt zu fragen:
„Wie funktioniert das?“
kommt eher:
„Das ist doch unnötig.“

Als Unternehmer solltest du in solchen Situationen nicht sofort in den Gegenangriff gehen oder jede Kritik persönlich nehmen. Häufig steckt hinter dem Nörgeln Unsicherheit oder Überforderung. Statt Widerstand mit Druck zu beantworten, ist es oft sinnvoller, den Mitarbeiter aktiv einzubinden und ihm Sicherheit zu geben.

Gerade bei der Einführung neuer Software, neuer Prozesse oder veränderter Abläufe hat es sich in der Praxis bewährt, zunächst mit den Mitarbeitern zu starten, die offen für Veränderungen sind und schnell in die Umsetzung kommen. Diese Mitarbeiter können später als Multiplikatoren im Betrieb eingesetzt werden.

Denn häufig ist die Akzeptanz deutlich höher, wenn ein Kollege aus der Praxis zeigt, wie etwas funktioniert, als wenn der Chef eine neue Lösung einfach vorgibt.

Wenn zum Beispiel Klaus nach zwei Wochen begeistert erzählt:
„Seit ich das auf dem Tablet mache, spare ich jeden Tag locker 20 Minuten und muss abends keinen Zettel mehr ausfüllen.“
…dann hören die anderen hin. Das wirkt glaubwürdiger als jede Ansage des Chefs.

Ein skeptischer Mitarbeiter denkt dann eher:
„Okay, wenn der Klaus damit klarkommt und sogar Zeit spart, dann schaue ich mir das auch mal an.“
…anstatt direkt innerlich abzublocken nach dem Motto: „Super, schon wieder so eine Idee von oben.“

So schaffst du oft deutlich mehr Akzeptanz im Team und reduzierst Widerstand von Anfang an.

2. Der Blockierer bremst Entscheidungen und Veränderungen aus

Der Blockierer ist oft gefährlicher als der Nörgler. Denn während der Nörgler hauptsächlich kommentiert und kritisiert, sorgt der Blockierer aktiv dafür, dass Dinge nicht vorankommen.
Gerade in Meetings oder bei Veränderungsprozessen fällt dieser Typ auf.

Ein Beispiel aus dem Handwerksalltag:

Du möchtest eine digitale Baustellendokumentation einführen. Das Team ist grundsätzlich offen dafür. Doch dann meldet sich ein erfahrener Mitarbeiter zu Wort:
„Das funktioniert draußen auf der Baustelle sowieso nicht.“
Oder:
„Dafür haben wir überhaupt keine Zeit.“
Oder:
„Das haben wir vor Jahren schon mal probiert.“

Plötzlich beginnt eine Diskussion. Andere steigen ein. Unsicherheit entsteht. Die Entscheidung wird vertagt.
Und wieder passiert: NICHTS.
Der Blockierer verhindert aktiv Fortschritt.

Das ist gefährlich, weil viele Verbesserungen im Betrieb dadurch ausgebremst werden.

Typische Themen, bei denen Blockierer auftauchen:

• Einführung neuer Software
• neue Zuständigkeiten
• Änderungen in der Tourenplanung
• neue Prozesse im Lager
• Dokumentationspflichten
• Verantwortungsübergaben
• neue Teamregeln

Hinter diesem Verhalten steckt oft keine böse Absicht. Häufig geht es um Angst.

• Angst vor Kontrollverlust.
• Angst vor Überforderung.
• Angst davor, Fehler zu machen.
• Das Gefühl, nicht ausreichend einbezogen worden zu sein.

Besonders schwierig wird es, wenn dieser Mitarbeiter fachlich stark ist oder schon lange im Betrieb arbeitet. Altgesellen oder erfahrene Servicemonteure haben oft Einfluss auf andere. Wenn sie blockieren, folgen schnell weitere Mitarbeiter.

Dann blockiert nicht mehr einer. Dann blockiert das halbe Team.

3. Der Rückzügler, innerlich längst weg

Nicht jeder schwierige Mitarbeiter ist laut. Manche werden still.
Sie machen ihre Arbeit, aber ohne Engagement. Sie reden kaum noch mit. Sie bringen keine Ideen mehr ein und wirken oft desinteressiert.

Typische Anzeichen:

• kaum Beteiligung in Meetings
• keine Teilnahme an Feiern oder Teamevents
• wenig Kommunikation
• Dienst nach Vorschrift
• keine Eigeninitiative

Dieser Typ wird oft übersehen, weil er keinen offenen Ärger macht. Doch gerade das macht ihn gefährlich. Denn oft steckt dahinter bereits eine innere Kündigung.

Ein klassisches Beispiel im Handwerk ist der Servicemonteur im Kundendienst.

• Er arbeitet allein.
• Hat wenig Kontakt zum Team.
• Bekommt selten Lob.
• Hört meist nur vom Büro, wenn etwas nicht funktioniert.

Mit der Zeit fühlt er sich isoliert. Er hat das Gefühl: „Ich gehöre gar nicht richtig dazu.“
Kommt dann noch Überforderung dazu, entsteht Frust. Und Frust führt irgendwann zu Rückzug.

4. Der Querulant, sucht Streit und Schuldige

Der Querulant ist der Mitarbeiter, der ständig diskutiert.

• Er hinterfragt alles.
• Er sucht Fehler.
• Er sucht Schuldige.

Typische Aussagen sind:

• „Das habe ich doch gesagt.“
• „Immer bin ich schuld.“
• „Warum macht XY das nicht?“
• „Das ist nicht mein Problem.“

Solche Mitarbeiter kosten enorm viel Führungszeit und Energie. Gespräche drehen sich im Kreis. Lösungen geraten in den Hintergrund, weil es nur noch um Rechtfertigungen geht.
Häufig stecken dahinter ungelöste Konflikte oder ein starkes Bedürfnis nach Aufmerksamkeit und Anerkennung.

Praxisbeispiel: Der schwierige Servicemonteur

Ein typischer Fall aus vielen Handwerksbetrieben:
Ein Servicemonteur fährt morgens los und hat einen vollen Tag vor sich.

• Sein Fahrzeug muss vorbereitet sein.
• Das Material muss passen.
• Die Tour ist eng geplant.

Beim ersten Kunden dauert die Reparatur länger als gedacht.
Beim zweiten Kunden fehlt Material.
Dann ruft das Büro an: „Kannst du noch eben zu Kunde Müller? Das ist dringend.“
Beim dritten Kunden kommt noch eine Reklamation vom Vortag dazu.
Zwischendurch soll er dokumentieren, Fotos machen, Rückfragen beantworten und Material nachbestellen.
Der Feierabend rückt in weite Ferne.

Und irgendwann kommt der Punkt, an dem er sagt:
„Ich kann nicht mehr.“
„Das ist alles zu viel.“
„Immer soll ich alles machen.“

Nach außen wirkt er wie ein schwieriger Mitarbeiter. In Wahrheit ist er oft schlicht überfordert.
Dazu kommt häufig: Er ist nie auf Weihnachtsfeiern, selten bei Teamrunden und fühlt sich nicht wirklich eingebunden.
Dann entsteht schnell schlechte Stimmung.
Nicht aus Boshaftigkeit.
Sondern aus Frust.

Prüfe zuerst dein System

Bevor du das Problem allein beim Mitarbeiter suchst, solltest du deinen Betrieb kritisch prüfen. Denn viele schwierige Mitarbeiter sind nur das Symptom eines schlechten Systems.

Frage dich:

• Sind die Touren realistisch geplant?
• Sind Verantwortlichkeiten klar?
• Sind Informationen vollständig?
• Ist Material rechtzeitig da?
• Gibt es feste Prozesse?
• Werden Mitarbeiter regelmäßig informiert?
• Gibt es Anerkennung?

Viele Handwerksbetriebe kämpfen mit unklaren Zuständigkeiten, chaotischen Abläufen und fehlender Kommunikation. Genau diese Probleme sorgen oft für Frust im Team. Dann ist der schwierige Mitarbeiter oft nur der Erste, der es offen zeigt.

So führst du ein klärendes Gespräch mit schwierigen Mitarbeitern

Wenn ein Mitarbeiter dauerhaft negativ auffällt, Entscheidungen blockiert oder schlechte Stimmung verbreitet, hilft kein Gespräch zwischen Tür und Angel. Solche Themen brauchen Ruhe, Vorbereitung und ein klares Ziel.

Viele Unternehmer machen in solchen Gesprächen den Fehler, emotional zu reagieren oder direkt Vorwürfe zu machen. Dann geht der Mitarbeiter automatisch in die Verteidigung und das eigentliche Problem bleibt ungelöst.

Ein gutes Mitarbeitergespräch läuft deshalb idealerweise in drei klaren Phasen ab:

Phase 1: Beschreibe den Ablauf und das Ziel des Gesprächs

Zu Beginn solltest du dem Mitarbeiter erklären, warum ihr zusammensitzt und was das Ziel des Gesprächs ist. Das nimmt Druck raus und schafft Orientierung.

Eine mögliche Formulierung könnte sein:
„Mir ist wichtig, dass wir unsere Zusammenarbeit im Team stärken. Dafür brauche ich heute deine Unterstützung und deine ehrliche Sicht auf die Situation.“

Damit machst du von Anfang an klar:
Es geht nicht darum, jemanden „zusammenzufalten“.
Es geht darum, eine Lösung zu finden.

Gerade schwierige Mitarbeiter rechnen oft mit Kritik oder Angriff. Wenn du das Gespräch ruhig eröffnest, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass der Mitarbeiter sofort dichtmacht.

Phase 2: Sprich das Thema sachlich an

In der zweiten Phase geht es um den Inhalt.

Wichtig ist hier:

• Keine Vorwürfe.
• Keine Schuldzuweisungen.
• Keine Generalisierungen wie:
  „Du bist immer schlecht drauf.“
  oder
  „Mit dir kann man nie vernünftig reden.“

Bleib bei konkreten Beobachtungen und arbeite mit Ich-Botschaften.

Ein möglicher Ablauf:

Beobachtung schildern:

„Uns ist aufgefallen, dass wir nach Konflikten oft tagelang nicht mehr über das Thema sprechen und danach einfach weitermachen, ohne eine Entscheidung zu treffen.“

Folge beschreiben:

„Das sorgt im Team für Unsicherheit und bremst Entscheidungen aus.“

Nachfragen:

„Wie erlebst du diese Situation?“

Lösungsorientiert bleiben:

„Wie können wir künftig besser damit umgehen?“

Wichtig ist in dieser Phase vor allem eines:

Zuhören.
Und zwar wirklich.

Nicht direkt rechtfertigen.
Nicht sofort gegenargumentieren.
Nicht unterbrechen.

Manchmal braucht der Mitarbeiter einen Moment, um sich zu öffnen.

Halte Gesprächspausen aus. Auch wenn sie unangenehm sind. Gerade dann kommen oft die ehrlichen Aussagen.

Wenn der Mitarbeiter mit Einzelbeispielen oder Vorwürfen aus der Vergangenheit kommt, solltest du dich nicht verzetteln.

Statt sofort in die Rechtfertigung zu gehen, kannst du ruhig sagen: „Danke, dass du das so offen ansprichst.“
Und dann zurück zum eigentlichen Thema lenken.

Denn viele Unternehmer machen hier den Fehler, selbst alte Geschichten auszupacken.
Dann wird aus einem Lösungs-Gespräch schnell ein Schlagabtausch.
Und das bringt niemanden weiter.

Phase 3: Vereinbare konkrete Maßnahmen und Termine

Ein Gespräch ohne Ergebnis bringt im Alltag wenig.
Am Ende solltest du gemeinsam konkrete Maßnahmen festhalten.

Zum Beispiel:

• Aufgaben anders verteilen
• Prozesse anpassen
• Touren realistischer planen
• regelmäßige Abstimmungen einführen
• Zuständigkeiten klären

Wichtig ist, dass die Maßnahmen verbindlich sind.

Nicht:
„Wir schauen mal.“
Sondern:
„Wir testen das ab Montag für zwei Wochen und sprechen am (2 Wochen später) wieder darüber.“

Auch ein Folgetermin kann schon ein konkretes Ergebnis sein. Hauptsache, du hast am Ende etwas Greifbares in der Hand. Denn nur so wird aus einem Gespräch auch echte Veränderung.

Regelmäßige Mitarbeitergespräche vermeiden Eskalation

Viele Konflikte entstehen nicht plötzlich. Sie wachsen über Wochen oder Monate. Regelmäßige Mitarbeitergespräche helfen, Probleme früh zu erkennen. Zum Beispiel einmal pro Woche oder einmal im Monat.

Mit festen Fragen:

• Was läuft gut?
• Wo gibt es Probleme?
• Was brauchst du?
• Welche Unterstützung hilft dir?

So entsteht Verbindlichkeit und Mitarbeiter fühlen sich gehört.

Wann du Konsequenzen ziehen musst

Nicht jedes Problem lässt sich lösen.

Wenn ein Mitarbeiter trotz Gesprächen dauerhaft:

• blockiert
• schlechte Stimmung verbreitet
• keine Lösungen annimmt
• andere negativ beeinflusst

…musst du als Unternehmer handeln.

Viele behalten schwierige Mitarbeiter aus Angst vor Fachkräftemangel zu lange im Betrieb. Doch ein toxischer Mitarbeiter kostet oft mehr als er bringt.

Er kostet Zeit.
Energie.
Produktivität.
Kundenzufriedenheit.
Geld.

Dann ist eine Trennung manchmal der richtige Schritt.

Fazit

Schwierige Mitarbeiter sind selten einfach nur schwierig. Oft steckt dahinter Überforderung, fehlende Anerkennung, mangelnde Einbindung oder schlechte Organisation.

Deine Aufgabe als Unternehmer ist es, genau hinzusehen und Probleme frühzeitig anzusprechen. Denn gute Zusammenarbeit entsteht nicht von allein. Sie braucht klare Führung, gute Prozesse und manchmal auch unbequeme Gespräche.

Und genau darin liegt oft der Unterschied zwischen einem Betrieb im Chaos und einem Betrieb mit Struktur.

Falls du dazu Fragen hast oder Unterstützung brauchst, buche dir hier deinen Termin.

 

Hier noch einmal eine Checkliste für dich:

 

 

Quelle Foto: ChatGPT