Fehlzeiten im Handwerk: Was tun, wenn der Mitarbeiter mal wieder fehlt?

Fehlzeiten im Handwerk gehören zu den größten Frust-Themen in Handwerksbetrieben, und trotzdem haben die wenigsten Chefs einen klaren Plan dafür.

Montag, 6:45 Uhr. Die erste WhatsApp kommt rein: „Chef, ich bin krank. Melde mich, wenn’s besser ist.“ Kein Attest, keine Ansage, wie lange es dauert. Und du stehst mit halber Kolonne auf der Baustelle, während der Kunde wartet und das Material schon bereitliegt.

Kommt dir bekannt vor? Dann bist du nicht allein.

Was sind Fehlzeiten im Handwerk eigentlich?

Ganz einfach gesagt: Fehlzeiten sind eine Störung in der vereinbarten Zusammenarbeit. Der Mitarbeiter kann seine Arbeit nicht leisten, der Betrieb muss aber trotzdem laufen. Termine stehen, Kollegen springen ein, Kunden erwarten ihr Ergebnis.

Wichtig dabei: Was du als Erstes klären solltest, ist die Ursache. Ist der Grund privat oder betrieblich? Denn davon hängt ab, wie du das Gespräch angehst.

Private Gründe können zum Beispiel sein:

• Krankheit oder familiäre Belastung
• Pflege von Angehörigen
• Probleme bei der Kinderbetreuung
• private Krisen

Betriebliche Gründe sind oft:

• Überlastung oder schlechte Planung
• Konflikte im Team
• unklare Aufgaben
• Dauerstress auf der Baustelle

Ein Mitarbeiter, der wegen privater Themen fehlt, braucht ein anderes Gespräch als jemand, der wegen Chaos oder Überlastung im Betrieb ausfällt. Diesen Unterschied im Kopf zu haben, macht dein nächstes Gespräch deutlich leichter.

Die zwei Fallen, in die viele Chefs tappen

Falle 1:

Gar nicht reagieren. Der Mitarbeiter kommt zurück, keiner spricht die Fehlzeit an, alle machen weiter wie vorher. Das Problem dabei: Vielen ist gar nicht bewusst, was ihre Fehlzeit im Betrieb auslöst. Die Arbeit verschwindet ja nicht, sie landet bei den Kollegen. Und das erzeugt auf Dauer Frust im Team.

Falle 2:

Unvorbereitet ins Gespräch gehen. Du bist genervt und willst „das jetzt mal klären“, hast aber keine Zahlen, kein Muster, keine klare Linie im Kopf. Dann wird aus dem Gespräch schnell ein Vorwurf, und der Mitarbeiter macht dicht.

Wichtig zu wissen: Du bist als Chef nicht automatisch der Problemlöser für private Themen deiner Mitarbeiter. Bei privaten Gründen ist es zunächst am Mitarbeiter selbst, einen Lösungsvorschlag mitzubringen. Du kannst zuhören, unterstützen und gemeinsam prüfen, was machbar ist, aber die erste Idee kommt von der anderen Seite.

Der Kreislauf, den viele unterschätzen

Fehlt ständig jemand, müssen andere die Arbeit auffangen. Das bedeutet mehr Druck, mehr Stress, mehr Fehler. Und aus genau diesem Druck entstehen oft die nächsten Krankmeldungen. Die Stimmung kippt, die Leistung sinkt, und deine besten Leute verlieren als Erste die Lust. Aus einem Fehlzeitenproblem wird so schnell ein Führungs- und Kulturproblem.

Wann ist Kranksein okay, und wann wird’s zum Muster?

Wer wirklich krank ist, soll zu Hause bleiben, keine Frage. Aber wenn dir eines dieser Muster bekannt vorkommt, solltest du genauer hinschauen:

• regelmäßige Montags- oder Freitags-Krankmeldungen
• auffällig oft rund um Feiertage oder Urlaub
• häufige Kurzkrankheiten von ein bis zwei Tagen
• Fehlzeiten, die sich bei bestimmten Baustellen oder Kunden häufen
• ein Mitarbeiter fehlt deutlich öfter als der Rest des Teams

Eine einzelne Fehlzeit ist noch kein Beweis für irgendwas. Ein Muster dagegen schon, und genau das übersehen viele Chefs, weil sie immer nur den einzelnen Ausfall sehen und nie das große Bild. Eine simple Liste mit Name, Datum, Dauer und Anlass reicht oft schon, um schwarz auf weiß zu erkennen, ob es sich um Zufall oder System handelt.

Warum fehlen Mitarbeiter wirklich?

Nicht jede Fehlzeit hat denselben Grund, und pauschales Schimpfen bringt entsprechend wenig. Vier Ursachen tauchen im Handwerk besonders häufig auf:

Dauerstress durch schlechte Planung.

Kein Puffer, kein Spielraum, ständig Chaos, weil Material fehlt oder sich der Zeitplan spontan ändert. Wer dauerhaft unter Strom steht, wird irgendwann krank, das ist keine Schwäche, sondern einfach zu viel auf Dauer.

Schlechte Kommunikation.

Nur Kritik, aber selten Lob. Niemand weiß genau, was erwartet wird. Wichtige Infos kommen zu spät an. Ein kleiner, aber wirksamer Trick: Frag nicht „Hast du verstanden?“, sondern „Wie hast du es verstanden?“ oder „Was machst du jetzt als Erstes?“ So merkst du sofort, ob die Botschaft angekommen ist.

Fehlende klare Abläufe.

Wenn der Betrieb nur läuft, solange der Chef alles regelt, wird jede Unsicherheit zur Belastung, und Stress führt irgendwann zu Ausfällen.

Fehlende Wertschätzung.

Gutes Geld ist wichtig, aber Mitarbeiter wollen auch merken, dass ihre Arbeit zählt. Ein einfaches „Gut gemacht“ oder „Danke, dass du gestern noch mitgezogen hast“ wirkt oft mehr, als man denkt.

Das Rückkehrgespräch: dein wichtigstes Werkzeug bei Fehlzeiten im Handwerk

Viele Handwerksbetriebe nutzen es gar nicht, dabei ist es simpel und wirkt richtig gut. Nach jeder Krankmeldung, egal ob zwei Tage oder drei Wochen, führst du ein kurzes Gespräch unter vier Augen. Ruhig, sachlich, ohne Drama.

So läuft es ab:

1. Willkommen zurück. „Schön, dass du wieder da bist. Wie geht’s dir?“
2. Arbeitsfähigkeit klären. „Bist du wieder voll einsatzfähig, oder müssen wir etwas beachten?“
3. Fehlzeit sachlich ansprechen. Ohne Verhör, ohne nach Diagnosen zu fragen: „Ich möchte kurz verstehen, ob wir hier im Betrieb etwas berücksichtigen müssen.“
4. Arbeitssituation checken. „Gibt es hier etwas, das dir Probleme macht, bei der Arbeitsmenge, den Kollegen oder der Planung?“
5. Verantwortung klären.
   Bei privaten Themen: „Überleg dir bis zum nächsten Termin einen Vorschlag, wie du das künftig besser organisieren kannst. Dann schauen wir gemeinsam, was passt.“
   Bei betrieblichen Themen: „Dann schauen wir konkret, was wir hier ändern müssen.“
6. Bedeutung fürs Team klarmachen. „Ich brauche dich im Team, und ich brauche Verlässlichkeit für die Planung.“

Fünf bis zehn Minuten reichen völlig. Aber die Wirkung ist doppelt: Der Mitarbeiter merkt, dass du hinschaust, und wer weiß, dass nach jeder Fehlzeit ein Gespräch folgt, überlegt sich den spontanen Montag zweimal.

Wenn die Fehlzeiten im Handwerk dauerhaft hoch bleiben

Dann brauchst du eine klare, stufenweise Linie statt Bauchentscheidungen:

Stufe 1:

Rückkehrgespräch nach jeder Fehlzeit, immer gleich, das schafft Verbindlichkeit.

Stufe 2:

Ein formelleres Gespräch, wenn sich ein Muster zeigt, mit Zahlen und klarer Erwartung. Halte Datum und Vereinbarungen schriftlich fest.

Stufe 3:

Eine konkrete Lösung vom Mitarbeiter einfordern, etwa andere Betreuung organisieren oder feste Absprachen für Arzttermine treffen.

Stufe 4:

Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) prüfen. Gesetzlich verpflichtend, wenn ein Mitarbeiter innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig ist (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Beim BEM geht es darum, gemeinsam zu klären, wie die Arbeitsfähigkeit erhalten oder wiederhergestellt werden kann. Da das Thema rechtlich sensibel ist, lohnt sich hier fachliche Unterstützung durch Anwalt oder Steuerberater.

Stufe 5:

Wenn sich trotz allem nichts ändert, musst du Konsequenzen prüfen, nicht aus Wut, sondern aus Verantwortung für den Rest des Teams.

Die gute Nachricht: Die meisten Fälle klären sich schon in Stufe 1 oder 2. Vielen Mitarbeitern ist einfach nicht bewusst, wie sehr ihre Fehlzeiten auffallen und was sie im Betrieb auslösen. Sobald du es ruhig ansprichst, wird das oft zum ersten Mal klar.

So senkst du Fehlzeiten im Handwerk langfristig

Klingt simpel, ist aber das Fundament für einen stabilen Betrieb:

• klare Aufgaben und Verantwortlichkeiten
• realistische statt zu enge Planung

Für den Mitarbeiter fühlt sich das oft so an: Die Termine sind gar nicht zu schaffen. Die Folge ist Frust. Der eine verbreitet schlechte Laune im Team. Der andere lässt sich krankschreiben. Das passiert besonders häufig bei Servicemonteuren, die meistens allein unterwegs sind.

Da hilft nur eins: kurz sprechen. Frag konkret nach: Was genau ist aus deiner Sicht das Problem?

Gerade diese Mitarbeiter fühlen sich häufig nicht gesehen. Genau da setzt du am besten an:

• regelmäßiges Feedback, nicht nur bei Fehlern
• respektvoller Umgang im Team
• faire Bezahlung und verlässliche Arbeitszeiten
• echte Wertschätzung im Alltag

Gute Fachkräfte haben heute Auswahl und bleiben dort, wo Führung klar ist, Abläufe funktionieren und ihre Leistung gesehen wird. Ein guter Mitarbeiter verlässt selten nur den Betrieb, meistens verlässt er das Chaos.

Diese Fehler solltest du vermeiden

• Gar nichts sagen: eine verpasste Chance für Klarheit.
• Direkt Vorwürfe machen: „Schon wieder krank?“ bringt niemanden weiter, der Mitarbeiter zieht sich zurück.
• Ungleich behandeln: Wenn du bei einem eingreifst und beim anderen nicht, entsteht Ungerechtigkeit, die dem ganzen Team schadet.
• Alles selbst lösen wollen: Auch private Probleme der Mitarbeiter landen sonst auf deinem Schreibtisch. Deine Aufgabe ist, den Rahmen zu setzen, nicht jedes Problem persönlich zu lösen.
• Das Problem aussitzen: Fehlzeiten verschwinden selten von allein, und je länger du wartest, desto normaler wird das Verhalten.

Fazit

Hohe Fehlzeiten sind selten reines Pech. Meistens stecken dahinter private Themen, betriebliche Stolpersteine oder eine Mischung aus beidem. Deine Aufgabe als Chef ist nicht, alles hinzunehmen, sondern hinzuschauen, nachzufragen und klar zu führen, ohne dabei laut zu werden oder wegzuschauen. Ein Betrieb, in dem sich Mitarbeiter gesehen fühlen und klare Abläufe haben, hat am Ende deutlich weniger Ärger mit Fehlzeiten, und du mehr Ruhe im Alltag.

Du brauchst Unterstützung?

Wenn Fehlzeiten, schlechte Stimmung oder fehlende Verantwortung bei dir zum Dauerthema werden, schauen wir gemeinsam drauf: Liegt es an einzelnen Mitarbeitern, an der Führung, an fehlenden Abläufen oder an einer Mischung aus allem? Danach bekommst du klare nächste Schritte für deinen Betrieb.

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Quelle Foto: www.magnific.com