Eine erfolgreiche Teambesprechung erfüllt für jeden Betrieb und für jedes Unternehmen je nach Branche und Gewerk unterschiedliche Ziele.
Dem einen Team dienen Teammeetings der Wochenreflektion und Auftragsbesprechung der kommenden Woche, andere wiederum nutzen diese Möglichkeit der Kommunikation als aktiven Austausch zur Umsetzung von internen Projekten oder Wissensvermittlung. Das kann eine interne Wissensvermittlung sein, die dafür sorgt, dass bestimmte Abläufe auf eine bestimmte Art und Weise effizienter durchgeführt werden oder auch eine fachliche Wissensvermittlung durch einen Kollegen.
Die Häufigkeit der Meetings hängt ebenfalls von dem jeweiligen Kommunikationsbedarf der Firmen ab. Wir empfehlen für Handwerks- und Produktionsbetriebe in jedem Fall ein tägliches Stand-up-Meeting, das auf max. 10 bis 15 Minuten begrenzt ist und sich gern an die tägliche Auftragsübergabe anschließt. Vielleicht macht es hier Sinn, sich gemeinsam vor eine Auftragstafel zu stellen? Ein Austausch im Wochenmeeting dient der Optimierung von Abläufen.
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Das tägliche Meeting
Das tägliche Stand-up-Meeting (10- max. 15 Minuten) sollte mit den Teammitgliedern stattfinden. Im Bedarfsfall sind 1-2 Mitarbeiter, die eine Abteilung vertreten, dabei, vor allem in Produktionsbetrieben. Die Teilnehmerzahl von insgesamt 10 Mitarbeitern sollte nicht überschritten werden.
Beantworten Sie jeden Morgen diese 3 Fragen:
- Was haben Sie seit dem letzten Meeting geschafft?
- Was schaffen Sie bis morgen?
- … und gab es Hindernisse, wenn ja welche? (Wer kann dies wie in Zukunft verhindern?)
Diese drei Fragen erlauben in einem kurzen Zeitraum Informationen zügig auszutauschen und sofort auf Situationen Einfluss zu nehmen (Störungen in Punkto „Nachfragen“ werden überwiegend vermieden). So weiß jeder idealerweise zu Beginn des Tages, was zu tun ist und worauf er außerdem zu achten hat.
Die Uhrzeit ist selbstverständlich so zu wählen, dass ein Höchstmaß an Informationsaustausch möglich ist. Bei einem Schichtwechsel, möglicherweise kurz vor Dienstschluss und -beginn.
Zu beachten hierbei ist, wenn sich wichtige Themen ergeben, diese entweder zu terminieren oder in der Wochenbesprechung zu berücksichtigen. Es darf NIEMALS ein formelles Meeting aus dem Stand-up-Meeting entstehen!
Das wöchentliche Meeting
Wöchentliche Meetings finden Ihren Sinn, wie bereits zu Beginn beschrieben, in ihrem Austausch. Das gesamte Team kann dann gemeinsam für ein Problem eine Lösung finden und Zuständigkeiten sind einfacher zu vereinbaren, da alle an dem Prozess der Lösung beteiligt sind.
Bedenken Sie: Ein Mitarbeiter kann eher Anweisungen umsetzen, wenn er den Sinn in einer Anweisung erkennt oder selbst an einer Optimierung mitwirkt! Das hebt außerdem die Motivation, Maßnahmen bis zum nächsten Meeting umzusetzen.
Dass Teammeetings regelmäßig stattfinden, erklärt sich von selbst. So können Projekte und Maßnahmen von einem Meeting zum anderen erfolgreich abgeschlossen, oder deren Weiterverfolgung gesichert werden. Natürlich müssen Sie dies immer wieder als Tagungsordnungspunkt ansprechen.
Erstellen Sie für Ihre Meetings in jedem Fall Regeln, wie „ausreden lassen“, wertschätzender Umgang, Lob etc….
Ebenso wichtig ist eine zeitliche Begrenzung, sowie ein Moderator, der darauf achtet, dass die Zeit nicht überschritten wird. Er sollte außerdem die Diskussion wieder auf den Punkt bringen, sofern sie ausufert. Es gibt in Teammeetings eine Regel: „Wer diskutiert verliert!“. Ein Schriftführer fasst die Maßnahmen zusammen und sorgt für deren Erinnerung zur Umsetzung.
Ein Teammeeting ist ausschließlich dazu da, Informationen auszutauschen, die Mitarbeiter zu loben und motivierend mit ihnen zu sprechen.
Selbstverständlich auch auf fachliche Fehler hinzuweisen. Hierbei kommt es darauf an, den betroffenen Mitarbeiter die Lösung finden zu lassen und das Team ebenfalls zu fragen: „Was hätte an der Stelle beachtet werden müssen?“ So lernen alle von den Fehlern der anderen Mitarbeiter. Seien Sie niemals vorwurfsvoll; auch wenn Sie sich über diesen Fehler noch ärgern. Einen Mitarbeiter für einen Einzelfehler vor „versammelter Mannschaft“ zu tadeln ist unprofessionelles Führungsverhalten. Sie wissen am besten, dass es zu nichts führt. Ihrem Mitarbeiter ist es in der Regel eh schon peinlich genug.
Gern begleiten wir Sie in Ihr Teammeeting, um Ihnen ein Feed-Back zu geben.