Schwierige Mitarbeitergespräche führen – so gelingt’s dir im Handwerksbetrieb
Schwierige Gespräche mit Mitarbeitern sind nie angenehm, aber manchmal notwendig. Ob Kündigung, Konfliktlösung, Beziehungsklärung oder ein Feedbackgespräch mit der Führungskraft: Wenn du solche Gespräche führen musst, brauchst du eine klare Struktur und gute Vorbereitung.
In diesem Blogbeitrag erfährst du, wie du Mitarbeitergespräche erfolgreich führst, was du bei der Vorbereitung beachten solltest und mit welchen Techniken du selbst in heiklen Situationen souverän bleibst.
Was ist ein schwieriges Mitarbeitergespräch überhaupt?
Ein schwieriges Gespräch kann viele Formen haben:
- Ein Mitarbeiter bringt dauerhaft schlechte Leistung
- Es gibt Konflikte im Team
- Du musst jemanden kündigen
- Zwischen dir und einem Mitarbeitenden besteht eine angespannte Beziehung
Egal in welcher Situation: Du brauchst klare Kommunikation und ein Gespür für das, was zwischen den Zeilen passiert.
Warum Kommunikation mehr ist als Worte
Der Inhalt ist nur ein kleiner Teil
Wusstest du, dass nur etwa 20 % der Kommunikation über den eigentlichen Inhalt läuft? Die restlichen 80 % passieren unbewusst durch Tonfall, Körpersprache, Mimik und deine persönliche Haltung.
Ein häufiger Denkfehler:
„Wenn ich die richtigen Worte finde, wird das Gespräch schon laufen.“
Falsch gedacht! Wenn deine Körpersprache nicht passt, kommt die Botschaft nicht an.
Die goldene Regel: Du kannst nicht nicht kommunizieren
Dein Verhalten, deine Stimmung, sogar dein Blick – alles spricht. Und dein Gegenüber spürt das. Deshalb ist es so wichtig, gut vorbereitet in solche schwierigen Mitarbeitergespräche zu gehen. Wenn du unausgeglichen oder unsicher bist, merkt dein Mitarbeiter das sofort und das Gespräch kann schnell in die falsche Richtung kippen.
Die richtige Vorbereitung ist dein halber Erfolg
Stell dir vor dem Gespräch diese Fragen:
- Was will ich mit dem Gespräch erreichen?
- Was ist mein konkretes Ziel?
- Wie stehe ich eigentlich persönlich zu diesem Mitarbeiter?
- Welches Verhalten will ich konkret ansprechen ohne zu verurteilen?
Organisatorische Tipps:
- Sorg für ein ungestörtes Umfeld
- Nimm dir genug Zeit. Nichts ist schlimmer als: „Herr Meier wartet schon draußen…“
- Halte dir Stift und Papier bereit, um wichtige Punkte festzuhalten
Während des Gesprächs – So bleibst du souverän
Nutze diese Gesprächsregeln für schwierige Mitarbeitergespräche:
- Aktives Zuhören (wirklich zuhören, nicht nur warten, bis du wieder reden darfst)
- Ausreden lassen
- Nachfragen bei Unklarheiten
- Wichtige Aussagen zusammenfassen
- Blickkontakt halten
- Körpersprache beobachten
Dein Mitarbeiter merkt, ob du wirklich interessiert bist oder gedanklich schon beim nächsten Projekt.
Strukturierter Gesprächsablauf – Schritt für Schritt
1. Einstieg: Erwartungen klären
- Was wollen wir heute voneinander?
- Welche Spielregeln gelten? (z.B. respektvoller Ton, keine Unterbrechungen)
2. Problem ohne Vorwürfe benennen
Sag, was dir aufgefallen ist mit konkreten Beobachtungen, nicht mit Unterstellungen.
Beispiele:
- „Ich habe festgestellt, dass du in den letzten drei Wochen häufiger zu spät gekommen bist.“
- „Mir ist aufgefallen, dass du dich mit Max öfter gestritten hast.“
3. Wirkung erklären
Was macht dieses Verhalten mit dir, dem Team oder dem Betrieb?
Beispiel:
„Wenn du zu spät kommst, bringt das unseren gesamten Ablauf durcheinander.“
4. Konkrete Bitte äußern
Formuliere klar und konkret, was du erwartest:
- „Ich wünsche mir, dass du pünktlich erscheinst.“
- „Ich erwarte, dass du in Konflikten sachlich bleibst.“
- „Meine Forderung ist, dass du Arbeitsanweisungen umsetzt.“
Wichtig: Sprich im Ich-Stil, nicht mit „man“ oder „wir sollten mal…“.
Bleib im Hier und Jetzt
- Alte Konflikte und vergangene Fehler rauslassen
- Keine „ollen Kamellen“ aufwärmen
Stattdessen: Fokus auf die aktuelle Situation und Lösungen
W-Fragen
Trete deinem Mitarbeiter respektvoll entgegen. Arbeite während des Gesprächs mit W-Fragen (also offene Fragen, die mit „W“ beginnen). So kann dein Mitarbeiter nicht nur mit „Ja“ oder „Nein“ antworten und du bekommst viel mehr Informationen.
Bleibe authentisch und selektiv
Redet authentisch und selektiv miteinander… (nicht alles, was wahr ist, muss ich sagen; aber alles, was ich sage, muss wahr sein. Nicht alles was ich will, muss ich auch tun; aber alles, was ich tue, muss ich auch wollen).
50% Regel
Zu beachten ist auch die 50% Regel. Mindestens 50% der Energie zur Problemlösung muss beim Gesprächspartner liegen.
Gespräch zusammenfassen und abschließen
Am Ende solltest du gemeinsam klären:
- Was wurde konkret besprochen?
- Welche offenen Punkte gibt es noch?
- Was sind die nächsten Schritte?
- Wer übernimmt was – und bis wann?
So stellst du sicher, dass nichts verloren geht und beide Seiten mit einem guten Gefühl aus dem Gespräch gehen.
Am besten vereinbart Ihr gleich einen weiteren Termin, in dem Ihr die Umsetzung der Schritte gemeinsam prüft und ggf. auf die aktuelle Situation anpasst.
Häufige Fragen (FAQ)
Was tun, wenn ein Mitarbeiter blockt oder abblockt?
Bleib ruhig. Frag offen nach:
„Was brauchst du gerade, damit wir gut weitermachen können?“
Manchmal hilft eine kurze Pause oder das Verschieben auf einen anderen Zeitpunkt.
Wie viel Humor darf sein?
Eine kleine Prise Humor kann die Stimmung auflockern. Aber bitte niemals auf Kosten des anderen. Bleib respektvoll.
Sollte ich mir Notizen machen?
Ja. Das hilft dir, den Überblick zu behalten und zeigt deinem Gegenüber, dass du das Gespräch ernst nimmst.
Fazit – So meisterst du schwierige Mitarbeitergespräche
Wenn du dich gut vorbereitest, aufmerksam zuhörst und klar formulierst, kann auch ein schwieriges Gespräch zu einem echten Wendepunkt werden. Für dich, deinen Mitarbeiter und euren Betrieb.
Tipp: Übung macht den Meister! Auch in Sachen Kommunikation. Je öfter du diese Struktur anwendest, desto leichter wird es dir fallen.
Du hast noch Fragen dazu?
Dann melde dich gern bei uns. Ruf einfach an oder schreib uns eine kurze Nachricht – wir helfen dir gerne weiter!
Herzliche Grüße
Susanne Hasemann
Quelle Foto:@[Peggy_Marco] via pixabay.com