Arbeitsorganisation im Handwerk mithilfe von Digitalisierung

Arbeitsorganisation im Handwerk kann digitalisiert werden. Wobei sich der Satz auf können bezieht. Wollen würde so mach ein Handwerksbetrieb ungern, wenn er nicht seine Arbeitsorganisation digitalisieren müsste.

Vor kurzem habe ich die Anbietermesse „Arbeitszeiten digital erfassen und weiterverarbeiten“ in der Handwerkskammer besucht. Inhaber von Handwerksbetrieben konnten sich ein umfassendes Bild machen, wie sie ihre künftige Arbeitsorganisation erleichtern können. Dazu zählen vor allem die Zeiterfassungssysteme, die beispielsweise mit der Lagerwirtschaft, dem Bestellsystem, der Angebotserstellung und dem Rechnungswesen uvm. verknüpft werden können.

Viele scheuen den Schritt der Digitalisierung aus Sorge zu transparent zu sein. Nun ja, wer nicht gläsern sein will, hat wohl auch berechtigte Gründe, welcher Art auch immer.

Fakt ist, dass die Vorteile überwiegen, wie einige Betriebsinhaber aus den unterschiedlichsten Gewerken live auf der Bühne und in Gesprächen berichteten. Zusammengefasst für Sie: das leidige Thema Stundenzettel ist passé, ein Nachfragen zur Rechnungsstellung bei Gesellen bleibt in der Regel aus, das spart Zeit und trägt erheblich zur Liquidität bei.

Umsetzung der Digitalisierung

Wir erleben immer wieder, dass im Betrieb noch zu erstellende Rechnungen im 5 stelligen Bereich ausstehen. „Das ist Normalität“, bekomme ich dann zu hören. 6 stellig war auch schon mal dabei. Da war selbst ich geschockt und beruhigte mich mit meiner beruflichen Daseinsberechtigung:-).

In der Lagerwirtschaft wird im Laufe der Betriebsjahre ordentlich Geld verbrannt. Unverbaute Teile modern vor sich hin und nehmen Platz weg. Wie wäre es mit einer aktuellen Lagerhaltung, die selbst von allen Mitarbeitern bereitwillig umgesetzt wird? Bestellung auslösen, direkt beim Lieferanten und dann auf die Baustelle liefern? Ja klar, das machen Sie schon längst! Größere Projekte mit einem digitalisierten LV einfacher und effizienter abarbeiten, um eine Nachkalkulation zu ermöglichen. Nachkalkulation… was war das mal noch? Ich freue mich schon auf den Tag, an dem mir meine Handwerksunternehmer stolz erzählen: jetzt macht mir die Nachkalkulation sogar Spaß, weil ich sie gar nicht machen muss. Per Klick ist die einfach da. Doll!

Bis dahin braucht es wohl noch einigen Mut zur Entscheidung, die Arbeitsorganisation zu digitalisieren. Die Ausrede „dafür haben wir keine Zeit“ schreit förmlich danach, die alten Strukturen an den Nagel zu hängen und mit einer gezielten digitalisierten Arbeitsorganisation anzufangen.

Arbeitsorganisation im Handwerk – So gelingt die Einführung:

Einteilung in Projektphasen. Hierzu können Sie zunächst eine Aufgabenliste erstellen, wer bis wann was macht (z.B. anhand einer Excel-Liste). Sie können dann im Projektlauf weitere Aufgaben hinzufügen und zeitliche Rahmenbedingungen ändern.

Phase 1 Kick-off

Klären Sie unbedingt mit allen Mitarbeitern in diesem Meeting die Ausgangslage. Definieren Sie die Projektziele und beginnen Sie mit der Teamfindungsphase:

Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, was allgemein für alle verbessert werden muss, um eine Arbeitserleichterung für alle im Betrieb zu erzeugen. Tragen Sie die Antworten zusammen. Fragen Sie weiter, was muss bei der Einführung alles berücksichtigt werden? Es gibt Vorbehalte und Ängste, nicht damit umgehen zu können. So manch ein Betrieb ist daran gescheitert, die Arbeitsorganisation zu digitalisieren, nur weil die Mitarbeiter nicht mit ins Boot genommen wurden.

Wer ist direkt projektbeteiligt, um die Digitalisierung auf den Weg zu bringen. Dies kann gern von allen bestimmt werden. Hierzu sind unter Umständen zeitliche Ressourcen zu schaffen. (Bedenken Sie, wenn ein Mitarbeiter krank würde, steht er /sie Ihnen auch nicht zur Verfügung!)

Erstellen Sie ein Pflichtenheft, also eine Leistungsbeschreibung: Das heißt, was genau soll Ihr Programm zur Erleichterung der Arbeitsorganisation können
Suchen Sie sich max. drei Anbieter (also wie immer…), der in Ihrem Gewerk spezialisiert ist und mindestens 5 Jahre am Markt ist

Bestehen Sie auf verlässliche Referenzen. Innungskollegen zu fragen, ist als erster Schritt immer logisch, jedoch nicht immer zielführend. Dieser hat evtl. die Einführung seiner Digitalisierung nicht erfolgreich durchgeführt. Finden Sie einen Kollegen, bei dem es funktioniert!

Wählen Sie einen Mitarbeiter aus, der motiviert genug ist, die Testphase durchzuführen.

Dieser steht im engen Kontakt mit der Software Firma und mit Ihnen zur Berichterstattung und zum Einführungsverlauf

Phase 2 Projektplanung

Im Rahmen der Projektplanung erarbeiten die ausgewählten Mitarbeiter als Projektteam die Projektstruktur und den Ablaufplan. Das Softwareunternehmen wird ja im wesentlichen die Installation und die technische Einführung übernehmen. Dennoch: Dabei werden bereits die benötigten Ressourcen berücksichtigt, um schon in dieser frühen Projektphase zu erkennen, ob die Aufgaben des Projektes in der geplanten Zeit realisierbar sind. (Urlaub, Zeit, „Geld“,etc.)

Berichten Sie kontinuierlich über Erfolge und wo es noch hakt
Ermitteln Sie Zeitziele und nehmen Sie Ihr Team mit auf die Reise unter hoher Beteiligung und Verteilung von Aufgaben innerhalb des Projektes, soweit dies bei der Auftragslage möglich ist
In der Leistungsbeschreibung des Projektes wird ein Ziel verfolgt und geprüft. In der Regel ist eine Projektphase mit einem sogenannten Meilenstein abgeschlossen. Dieser Meilenstein ist keine Tätigkeit, sondern ein Zustand.

Phase 3: Projektdurchführung

In der Projektdurchführung erfolgt die Steuerung der Aufgaben, Termine und Kosten. Die Projektteilnehmer sind in dieser Phase mit Aufgaben im Änderungsmanagement betraut. Abweichungen vom geplanten Ablauf führen zu Eingriffen, die die Erreichung der geplanten Ziele sichern sollen.

Phase 4: Projektabschluss

Der Projektabschluss dient der Kontrolle, ob die vereinbarten Projektziele erreicht wurden. Mit der erstellten Excelliste hatten Sie zuvor Ihre Ziele und Aufgaben festgelegt und in Meilensteine formuliert. Wie beispielsweise wann Sie mit einem bestimmten Anbieter das Projekt ‚Arbeitsorganisation digitalisieren‘ starten wollten. Stellen Sie sich darauf ein, dass in Ihrem Fall ein Projektabschluss zwar existiert, jedoch immer weitere Optimierungen hinzugefügt werden können. Diese Ideen können und sollen gern aus dem gesamten Team kommen. Allein die Dokumentation von Bildern auf der Baustelle und der sofortige Zugriff vor Ort hilft zu mehr Effizienz bei der Auftragsdurchführung.

Diese Phaseneinteilung ist für die Projektaktivitäten sehr hilfreich. Die Projektphasen schaffen Entscheidungspunkte für überschaubare Probleme. Sie können systematischer vorgehen, Probleme schneller erkennen, Lösungsmöglichkeiten frühzeitiger auslösen und die Kontrolle wird erleichtert.

Achtung

Wenn das Betriebsklima gestört sein sollte, vergessen Sie die Einführung der Digitalisierung! Der Kopf ist bei allen nicht frei dafür: Das Thema Emotion geht immer vor einem Sachthema.
Holen Sie sich einen Berater oder Coach an Bord, der Ihnen hilft, das Projekt Zeiterfassung und Digitalisierung der Arbeitsorganisation umzusetzen. Im Tagesgeschäft geschieht es leicht, dass Projektphasen immer wieder verschoben werden!Es ist wie die Neuerstellung eines Hauses. Und somit nichts anderes als ein größerer Auftrag, an dem Sie maßgeblich beteiligt sind.

Ihre Susanne Hasemann …und Sie wissen ja: 1000 Meilen beginnen immer mit dem ersten Schritt! Überlegen Sie mal was SIE schon alles geschafft haben! Also ein Schritt nach dem anderen. Viel Erfolg!

Arbeitsorganisation im Handwerk