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Mehr Effizienz durch Delegieren

Beim Delegieren wird geführt, gefordert, und gefördert…und Sie als Unternehmer lernen selbst noch etwas dazu. Ob Sie wollen oder nicht.

Als Unternehmer ist es für Sie wichtig mehr Effizienz durch Delegieren zu erzielen.

Es fällt jedoch vielen Unternehmern schwer, ihre Aufgaben „nachhaltig“ zu delegieren, da sie es gewohnt sind, seit Jahren alles „selbst zu machen“. Das führt dazu, dass sie nicht „am“, sondern „im“ Unternehmen arbeiten.

Dazu kommt die eigene Denkweise über das Delegieren: Wenn ich etwas delegiert habe, kommt die Aufgabe häufig wieder zu mir zurück. Dann hätte ich es gleich selbst machen können…

Die Frage ist, was ist die Ur-sache, wie kommt es dazu, dass Aufgaben immer wieder zu einem Unternehmer zurückfließen und die Effizienz somit leidet?

In den meisten Fällen fehlt der persönliche Führungsstil.

Es ist Ihre Art, mit Ihren Mitarbeitern umzugehen, die für Sie eine tatsächliche Entlastung in den gestellten Aufgaben bedeutet. Es geht nicht darum zu delegieren, sondern Aufgaben vertrauensvoll zu übertragen. Wenn Sie an Ihrem Mitarbeiter zweifeln, dass er die Aufgabe fehlerfrei löst, erhalten Sie ein Ergebnis, das Sie nicht wollen: Das ist die Wirkung!

Darin liegt ein großer Unterschied: In der Übertragung der Aufgabe gehen Sie vertrauensvoll davon aus, dass Sie Ihrem Mitarbeiter die Aufgabe zutrauen und kommunizieren dies auch mit einem vorweggenommenen Lob. Beispielsweise: Herr Müller, ich kann mir nur Sie für diese Aufgabe vorstellen, da ich fest davon überzeugt bin, dass Sie es gut machen aufgrund Ihrer Fähigkeiten und bisher gezeigten Leistung. Sie machen das!

Als Unternehmer haben Sie sicherlich unterschiedliche Erfahrungen gemacht zum Thema „Delegieren“.

Wenn Sie einem Mitarbeiter eine Aufgabe übertragen, besteht der Fehler meist darin, dass Sie nicht fragen, ob er verstanden hat, was Sie meinen.

Damit ist nicht gemeint, dass Sie fragen „Herr Müller haben Sie das verstanden?“. Wahrscheinlich wird Herr Müller immer mit „ja“ antworten, weil er nur ungern zugibt, dass er es eben nicht verstanden hat. Sie fragen mit einer geschlossenen Frage. So funktioniert Führung nicht!

Besser: „Herr Müller, mal sehen ob ich die Aufgabe richtig formuliert habe: Wie haben Sie es verstanden?“ Herr Müller muss jetzt alles wiederholen und Sie merken schnell, ob er es tatsächlich verstanden hat. Somit erzielen Sie deutlich mehr Effizienz in der Mitarbeiterführung.

Die Zeitersparnis ist enorm, denn letztendlich fragt er ja sowieso nach, weil er sich unsicher ist. Oder er fragt gar nicht und dann kostet es richtig Zeit und Geld. Der Grund dafür ist Ihre Art zu führen! Ob Sie dies nun akzeptieren oder nicht. Außerdem können Sie sich fragen, ob Ihr Mitarbeiter sich mit dem internen Umfeld zur Erfüllung der Aufgabe wirklich auskennt. Nur allzu häufig gibt es Mitarbeiter, die seit 20 Jahren immer wieder die gleichen Fehler machen, …weil Sie beispielsweise NIE wirklich eingearbeitet wurden!

So klappt es mit der Effizienz durch Delegieren:

1. Schauen Sie auf Ihre Aufgaben, welche Sie an wen „übertragen“ wollen und loben Sie Ihren Mitarbeiter im Voraus: Das spornt ihn an, die Erwartung zu erfüllen: Mein Chef traut mir das zu!
2. Setzen Sie sich künftig einen Anker, der Sie darin erinnert, dass Sie sich mit einer W-Frage rückversichern, ob Ihr Mitarbeiter die Aufgabe verstanden hat.
3. Lassen Sie sich Feedback geben, wie die Aufgabe gelöst wurde und loben nochmals.
Wenn Rückfragen kommen: Nicht gleich beantworten! Antworten Sie stets mit einer Gegenfrage: „Wie könnten Sie das lösen?“; „Wo meinen Sie, finden Sie die Information?“. Wenn Sie stets antworten, kann Ihr Mitarbeiter nicht selbständig denken! Weil Sie es ja für IHN übernehmen. Spornen Sie Ihre Mitarbeiter an, gleich mit Lösungen zu Ihnen zu kommen. So wird Ihr Mitarbeiter in der Ausführung seiner Aufgaben immer sicherer und fragt von Mal zu Mal weniger nach.

Eine kleine Geschichte zum Schluss (ein Tatsachenbericht)

Eine korrekte Zeiteinteilung zu planen ist keine leichte Aufgabe. Die zeitliche Durchführung hängt von vielen Faktoren ab. Sachliche, bauliche, Wissen, gesundheitliche, etc.

Ein Meister hat mir folgendes berichtet: Die Fertigstellung eines Bauvorhabens eines Kunden war bis Freitag geplant. Die Arbeit war bereits schon am Mittwoch fertig gestellt worden. Dies hatte der Mitarbeiter dem Meister aber nicht berichtet, da er ja noch bis Freitag Zeit gehabt hatte….

Der Meister war erstaunt und wunderte sich, dass er nicht informiert wurde, aber Mitarbeiter denken nun mal anders. Der Meister fragte mich, was er tun könne. Ganz einfach, er sollte in Zukunft den Mitarbeiter bei der Planung mit einbeziehen. Wie? Vor der Angebotserstellung? Ja, klar! Mein Tipp: Sagen Sie ihm, dass er ja über eine hohe Fachkompetenz verfügt und sehr gut einschätzen kann, wie lange er unter normalen Umständen braucht. Gesagt, getan! Ergebnis: Der Mitarbeiter fühlt sich nun wertgeschätzt, hat mitentschieden und gibt sich nicht die Blöße es „nicht zu schaffen“ …und wenn, erhalten Sie rechtzeitig ein Feedback.

Viel Erfolg und bis zum nächsten Blog😊. Wenn Sie mehr Informationen wünschen,sprechen Sie uns gerne an

Foto Quelle : Pexels

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