Du hast deinen neuen Mitarbeiter gefunden und der erste Arbeitstag ist da. Nun soll dein neuer Mitarbeiter möglichst schnell selbstständig arbeiten und am besten lange im Unternehmen bleiben.
Ein guter Onboarding Prozess, also die Einarbeitung des Mitarbeiters, ist hierbei von großer Bedeutung. Ein Onboarding Prozess umfasst alle Aktivitäten, die dazu dienen, den Einstieg in das Unternehmen so angenehm und effektiv wie möglich zu gestalten. Idealerweise sind diese in einem umfassenden Onboarding-Konzept zusammengefasst und bauen strategisch aufeinander auf.
Ein guter Onboarding Prozess führt zu einer schnelleren Integration neuer Mitarbeiter und senkt dabei die Kosten. Muss ein Mitarbeiter ersetzt werden, kostet dies ein Unternehmen ungefähr 50 % bis 150 % des Jahresgehalts des Mitarbeiters, der wieder geht!
Eine kurze Begrüßung und ein Rundgang durch den Betrieb reichen bei weitem nicht aus. Auch wenn der Neue ein erfahrener Geselle ist, war vielleicht die Organisation oder das Material im alten Betrieb anders, gab es andere Prozessabläufe oder wurde eine andere Software verwendet. Einarbeitung braucht Zeit und Struktur. Ansonsten riskierst du Abbrecherquoten von 30 – 40 %.
Ein erfolgreiches Onboarding hat auch einen positiven Einfluss auf dein Image als Arbeitgeber. In den ersten Wochen eines neuen Beschäftigungsverhältnisses werden Freunde, Familie und ehemalige Kollegen fragen, um welches Unternehmen es sich bei dem neuen Arbeitgeber handelt. Als Unternehmer liegt es in deinem Interesse, dass dieser erste Eindruck so gut wie möglich ist. Mit einem gelungenen Onboarding-Prozess werden neue Mitarbeiter ihrem Umfeld sofort einen positiven Eindruck Ihres Betriebes mitteilen können.
Onboarding Prozess
Das richtige Onboarding will gut vorbereitet sein. Es ist wie die Bearbeitung eines Auftrags, der ebenfalls feste Phasen durchläuft.
Erstelle, am besten in Absprache mit allen, die am Onboarding beteiligt sind, eine umfangreiche Checkliste. So kann nichts vergessen werden.
Wir senden dir gern eine Muster-Checkliste zu. Fordere diese einfach per E-Mail bei uns an.
Am besten trägst du in dieser Checkliste in % den aktuellen Status ein und veränderst ihn, je nach Stand der Einarbeitung. Sicherlich ist in der Einarbeitung nicht jede Aufgabe innerhalb der Probezeit zu 100% erreicht, da es sicherlich Aufgaben gibt, die viel Routine erfordern. Dennoch ist es wichtig, den Status festzuhalten. So hast du einen guten Überblick, ob eine weitere Wissensvermittlung erforderlich ist.
Vorbereitung auf den neuen Mitarbeiter
Eine gute Vorbereitung ist sehr wichtig und legt den Grundstein dafür, dass sich der Neue willkommen fühlt. Teile allen Teammitgliedern mit, dass und wann ein neuer Mitarbeiter bei euch anfängt.
Ein Mitarbeiter aus dem Team sollte erster Ansprechpartner für den neuen Mitarbeiter sein, also sein „Pate“ und sich verstärkt um ihn kümmern. Der Pate ist auch verantwortlich für die Kontrolle des Status der Aufgaben in der Onboarding-Checkliste.
Kläre vorab, wie viel Einarbeitungszeit geplant ist und ob diese Zeit zu euren aktuellen Projekten passt. Außerdem sollten deinem neuen Gesellen alle Arbeitsmittel, die er benötigt, gleich am ersten Arbeitstag zur Verfügung stehen, von der Arbeitskleidung bis zum eingerichteten Tablet. Kläre vor dem ersten Arbeitstag, welche Weiterbildungen benötigt werden und plane diese schon rechtzeitig vorher.
Nutze die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag, um in Kontakt mit dem neuen Mitarbeiter zu bleiben. Schreibe eine E-Mail oder einen Brief und teile ihm mit, dass ihr euch auf ihn freut. Nenne ihm seinen Ansprechpartner oder schicke ein kleines Video aus dem Betrieb. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist dir damit der positive Überraschungseffekt sicher.
Die ersten Arbeitstage
Bereite deinem neuen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag ein herzliches Willkommen! Der Pate sollte sich die Zeit für eine erste Orientierung des Mitarbeiters nehmen und die Begrüßung sollte nicht im Chaos am Montagmorgen versinken. Vielleicht ist es besser, den Neuen an einem Dienstag und eine Stunde später als üblich starten zu lassen. So haben die Kollegen Zeit, sich um Dringliches zu kümmern, bevor der neue Kollege ankommt.
Nun weist der Pate den neuen Mitarbeiter ein: Was ist wo im Betrieb, wer sind die Kollegen? Am besten stellt der Pate den neuen Mitarbeiter den Kollegen persönlich vor, bei größeren Betrieben werden zumindest die Kollegen persönlich begrüßt, die eng mit dem Neuen zusammenarbeiten werden. Werkzeuge oder Arbeitsmittel werden ausprobiert, Arbeitskleidung anprobiert und ein erster Überblick für die kommenden Aufgaben wird besprochen.
Es ist gut, wenn der neue Mitarbeiter eine Mappe mit wichtigen Telefonnummern, Mail-Adressen und Abläufen vom Pausenzettel bis zum Urlaubsantrag erhält, aber drücke ihm nicht einen Haufen Zeug in die Hand und lasse ihn damit allein. Dann ist er schnell überfordert und frustriert.
Über ein Willkommensgeschenk als freundliche Geste wird er sich freuen. Vielleicht veranstaltest du ein kleines Kennlern-Frühstück und nimmst den Kollegen in die WhatsApp Gruppe mit auf? Wichtig ist, dass „der Neue“ sich integriert und wohl fühlt.
Am Ende des Tages ist ein kleines Feedback-Gespräch mit dir als Chef hilfreich. Wie ist dein Mitarbeiter angekommen, wie hat er sich gefühlt?
In den kommenden Tagen lernt der neue Mitarbeiter die Abläufe im Betrieb kennen, erfährt, welche Aufgaben künftig auf ihn warten und es wird gemeinsam geklärt, welche Themen dafür mit ihm gemeinsam erarbeitet werden müssen. Ebenso sollte dein Mitarbeiter die Unternehmenskultur und die wichtigsten Werte im Betrieb kennenlernen.
Probezeit
Nach den ersten Tagen beginnt die Phase der Integration. In dieser Phase wird das selbstständige Arbeiten des neuen Mitarbeiters gefördert. Lasse deinen neuen Mitarbeiter von Anfang an mit Unterstützung mitarbeiten. Stelle ihm offenen Fragen (W-Fragen), wie z.B. was würdest du jetzt tun, was wäre deiner Meinung nach der nächste Schritt? Er wird es dir erklären und darf dann gleich umsetzen.
Überprüfe regelmäßig den Stand der Einarbeitung anhand von regelmäßigen Feedback- und Zielsetzungsgesprächen. Auch hier kommst du mit W-Fragen ans Ziel, z.B. Wie bist du angekommen? Wie kommst du mit deinen Aufgaben klar? Welche Ideen hast du dazu? Vielleicht kannst du von dem Neuen noch etwas lernen…
Teambuilding vorantreiben
Sobald es einen Neuzugang gibt, ändert sich meist die Dynamik im Team. Dies kann sich positiv, leider aber auch negativ auswirken. Mit gezielten Maßnahmen zur Teamentwicklung lässt sich der Prozess gezielt beeinflussen, damit das Team gestärkt aus der Phase der Veränderung hervorgeht. Hierfür bieten sich unterschiedliche Teamcoachings an.
Zielvereinbarung treffen
Nachdem dein Neuankömmling alle Verantwortungsbereiche seiner Stelle übernommen hat, sollten im Rahmen des Anforderungsprofils die ersten Ziele vereinbart werden. Diese leiten sich aus der Zielpersonalanalyse (wenn du dazu Fragen hast, rufe mich gerne an) ab und können in einem persönlichen Gespräch mit dem Vorgesetzten besprochen werden.
Wie du dein Onboarding weiter optimierst
Dein Onboarding-Prozess ist nicht etwas, was du einmal festlegst und nie wieder anschaust. Die Bedingungen in deinem Unternehmen sowie die Erwartungen deiner neuen Mitarbeiter ändern sich und so auch die Anforderungen an dein Onboarding. Mit einer einfachen Umfrage am Ende des Onboarding-Prozesses kannst du erfahren, was funktioniert und was optimiert werden könnte.
Hier ein paar Beispielfragen:
- Was war der nützlichste Teil des Onboarding-Prozesses?
- Was würdest du am Prozess ändern, um ihn zu verbessern?
- Entspricht der Job und Arbeitsplatz deinen Erwartungen? Wenn nicht, was genau kommt zu kurz?
- Was war deine größte Herausforderung bisher?
Wenn du mehr über dieses Thema wissen möchtst, sprich uns gerne an.
Herzliche Grüße
Susanne Hasemann
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