Teammeetings effizienter durchführen

Jedes Unternehmen verfolgt, je nach Branche und Gewerk, unterschiedliche Ziele. Damit das Team bei der Erfüllung der Zielsetzung unterstützen kann, sind effiziente Teammeetings als „Führungswerkzeug“ erforderlich.

Das eine Team nutzt Teammeetings zur Wochenreflektion und Auftragsbesprechung der kommenden Woche. Andere Teams nutzen diese Möglichkeit zur Kommunikation. So dient das Meeting dem aktiven Austausch zur Umsetzung von internen Projekten oder aber der Wissensvermittlung. Hierbei kann es eine interne Wissensvermittlung sein, die dafür sorgt, dass bestimmte Abläufe auf eine bestimmte Art und Weise effizienter durchgeführt werden oder auch eine fachliche Wissensvermittlung durch einen Kollegen. Wie können Sie Teammeetings effizienter durchführen?

 Wie oft sollten Sie ein Teammeeting durchführen?

Das hängt von dem jeweiligen Kommunikationsbedarf der Firmen ab. Für Handwerks- und Produktionsbetriebe empfehlen wir in jedem Fall ein tägliches Stand-Up-Meeting. Es unterscheidet sich von einem Wochenmeeting erheblich, da es auf max. 10 min-15min. begrenzt ist.

Es „stellen“ sich die Teammitglieder aus den einzelnen Abteilungen (jede Abteilung kann einen oder zwei Vertreter schicken, die in der Abteilung hauptverantwortlich sind) um einen runden Stehtisch und haben vielleicht ein I-Pad oder ein kurzes Notizbuch zur Hand. Die Informationen aus den Meetings stehen dann im Laufe der Zeit immer noch zur Verfügung.

Die Teilnehmer sollten die Teilnehmerzahl von 10 nicht überschreiten. Beantworten Sie jeden Morgen diese 3 Fragen:

1. Was haben Sie geschafft seit dem letzten Meeting?
2. Was möchten Sie bis morgen schaffen?
3. …und was genau brauchen Sie / wir dazu?

Durch diese drei Fragen gelingt es, sich in einem kurzen Zeitraum Informationen zügig auszutauschen und sofort auf Situationen Einfluss zu nehmen.

Idealerweise weiß so jeder zu Beginn des Tages was zu tun ist und worauf er zu achten hat.

Die sinnvollste Uhrzeit ist bei einem Schichtwechsel, kurz vor Dienstschluss oder -beginn, so dass ein Höchstmaß an Informationsaustausch möglich ist.

Bei Handwerksbetrieben gibt es eine Sondersituation bei der Durchführung von Teammeetins. Dabei geht es um die Art der Auftragsübergabe.

Ein immer wiederkehrendes Fehlverhalten erkennen wir gerade bei der morgendlichen Übergabe von Aufträgen an die Gesellen: Aufträge werden erklärt und angewiesen. Bei Nachfragen, ob der Auftrag verstanden wurde, kommt in 90% der Fälle ein Ja von den Mitarbeitern! Was in der Regel nicht stimmt! Welcher Geselle gibt schon gern zu, dass er etwas nicht verstanden hat? Viele Meister kennen „dieses Problem“.

Eine Lösung ist die Durchführung von kurzen Teammeetings auf folgende Weise: Die Gesellen erhalten vor dem Meeting die Aufträge, die idealerweise gut beschrieben sind – möglichst mit Bildern. Der Meister fordert die Gesellen nun auf, die Aufträge durchzulesen und sich zu überlegen wie sie den Auftrag durchführen würden. Zu Beginn des Meetings lässt sich der Meister die Durchführung des Auftrages beschreiben und stellt weitere W-Fragen, statt zu erklären wie es gemacht wird. So kann er überprüfen, ob der Geselle alles richtig bedacht hat.

Die Beteiligung der anderen Monteure, obwohl sie nicht direkt betroffen sind, ist deshalb von Bedeutung, da die Kollegen die Kunden teilweise schon kennen und sich so gegenseitig unterstützen können.

Sicherlich erfordert das im ersten Moment etwas mehr Zeit, jedoch hat die Erfahrung gezeigt, dass sich Fehlerquoten nahezu abstellen lassen und Reklamationen so gut wie gar nicht mehr auftauchen. Somit ist die zuvor investierte Zeit sinnvoll eingesetzt, um kostspieligen Reklamationen vorzubeugen.

Achtung auch für ein Kurzmeeting benötigen Sie in jedem Fall einen Moderator, der dafür sorgt, dass zum einen die kurzen Redezeiten eingehalten werden und größere Themen, die den Tagesablauf nicht betreffen, gesondert besprochen und terminiert werden!

So ist es möglich Verständnisprobleme zu reduzieren!

Wöchentliche Meetings

Wöchentliche Meetings dienen dem Austausch und der gemeinsamen Lösungsfindung durch das Team.  Da alle an dem Prozess der Lösung beteiligt sind, sind Zuständigkeiten einfacher zu vereinbaren.

Bedenken Sie: Wenn ein Mitarbeiter den Sinn in einer Anweisung erkennt oder selbst an einer Optimierung mitwirkt, kann er Anweisungen eher umsetzen! Das steigert auch die Motivation Maßnahmen bis zum nächsten Meeting umzusetzen.

Selbstverständlich sollten Sie regelmäßige Teammeetings durchführen. Dadurch können Projekte und Maßnahmen von einem Meeting zum anderen erfolgreich abgeschlossen oder deren Weiterverfolgung gesichert werden. Noch nicht abgeschlossene Projekte werden natürlich immer wieder als Tagungsordnungspunkt angesprochen.

Fragen Sie Ihre Mitarbeiter was Sie für eine effiziente, erfolgreiche und nachhaltige Teambesprechung brauchen! Sie werden Antworten erhalten wie:

• Datum, Tag, Uhrzeit
• Ruhige Atmosphäre
• Zeitliche Begrenzung des Meetings
• Vorbereitung welche Themen werden angesprochen
• Einheitlicher Ablauf
• Regeln erstellen, wie „ausreden lassen“, wertschätzender Umgang, Lob etc…
• Vereinbarte Aufgaben und Verantwortlichkeiten werden dokumentiert und für das nächste Meeting auf Erfüllung nachgehalten!

Wann Sie Teammeetings durchführen, hängt natürlich von Ihrem Unternehmen ab. Für manche passt es freitags, für die einen donnerstags oder montags zum Wochenbeginn. Wichtig dabei ist immer eine motivierende Atmosphäre!

Es kann gut sein, dass Ihre bisherigen Erfahrungen von Teammeeting in sogenannten Meckerrunden ausuferten.

 Sie haben …

• … keine Regeln festgelegt, die einem Teammeeting den Rahmen geben.
• … sich für Ihr Meeting nicht vorbereitet und klar definiert, welches Ziel Sie mit diesem Meeting erreichen wollen.
• … möglicherweise sich ausgelassen, was alles nicht funktioniert und Ihre Mitarbeiter schön „rund“ gemacht.
• … ihre Mitarbeiter aufgefordert erst einmal zu erzählen, was alles nicht so gut funktioniert.
• … sich nicht mit Ihren Mitarbeitern auf einen regelmäßigen Termin für das Teammeeting geeinigt.
• … im Teammeeting „Einzelschicksale“ diskutiert.
• …weder einen Schriftführer, Zeitstopper und Moderator bestimmt

Ein Teammeeting ist ausschließlich dazu da zu loben, motivierend mit ihren Mitarbeitern umzugehen und Informationen auszutauschen

 Natürlich dürfen Sie auch auf fachliche Fehler hinweisen. Dies ist wichtig, um den betroffenen Mitarbeiter und das gesamte Team eine Lösung finden zu lassen und zu fragen „Was hätten wir anders machen müssen?“ So lernen alle von den Fehlern der anderen Kollegen.

Vorwürfe sind hier an der falschen Stelle, auch wenn Sie sich über den Fehler geärgert haben. Lassen Sie die Emotionen aus dem Spiel und tadeln Sie den Mitarbeiter nicht für einen Einzelfehler vor „versammelter Mannschaft“. Dies ist ein unprofessionelles Führungsverhalten.

Ihrem Mitarbeiter ist es in der Regel eh schon peinlich genug…

Persönliches Fehlverhalten eines Mitarbeiters wird ausschließlich im Einzelgespräch angesprochen, weil Sie die wahre Ursache für dieses Verhalten vor der Gruppe in der Regel nicht erfahren.

Wenn es um ein Thema geht, was alle betrifft: Was wollen wir nächstes Mal besser machen und wer soll für dieses Thema die verantwortliche Kompetenz erhalten? Welche Lösung gibt es zu diesem Thema, wie und bis wann setzt wer diese Lösung um? Und wann sprechen wir über das Ergebnis? Die Mitarbeiter bestimmen einen Kollegen, nicht Sie! Der Kompetenzträger trägt Ihnen das Ergebnis vor und Sie können gemeinsam weitere Schritte einleiten. Denken Sie immer an die W-Fragen!

Es gibt in Teammeetings eine Regel: „Wer diskutiert verliert!“ Zum Abschluss loben Sie Ihre Mitarbeiter, und zwar jeden einzelnen, was er gut gemacht hat. Es ist wichtig, dass ein Teammeeting stets einen positiven Abschluss findet.

Ein Teammeeting ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, internes Wissensmanagement für die Firma zu nutzen.

Jeder Mitarbeiter hat in seinem Arbeitsbereich andere Erfahrungen gemacht und kann vor allem für andere Unternehmensbereiche wertvolle Ideen entwickeln, die allen das Arbeiten leichter macht.

Veränderungen seitens der Unternehmensführung

 Als Unternehmer nehmen Sie auch Veränderungen innerhalb der Firma vor, z.B. Digitalisierung, Optimierung von Arbeitsprozessen etc. Diese werden meist zuerst im Meeting besprochen.

ACHTUNG: Die meisten Mitarbeiter wollen keine Veränderungen, da Sie den Verlust Ihrer bisherigen Leistung befürchten, also etwas nicht gut genug zu können. Hier ist es wichtig …

1. Frühzeitig auf Veränderungen hinzuweisen und bereits bei Bekanntgabe Unterstützung zuzusichern. Das nimmt die Sorge um den Leistungsverlust.
2. Mitarbeiter im weiteren Meeting den genauen Termin mitteilen und einige Informationen zum Projekt zu geben.
3.Mitarbeiterideen zum Projekt aufnehmen und, sofern möglich, einbinden.
4. Einzelgespräche vereinbaren und Termine für die Einarbeitung abstimmen.
5. Umsetzung kontrollieren und Hilfe anbieten.

Gern unterstützen wir Sie bei der Planung und Durchführung von Teammeetings. Rufen Sie uns gerne an.

Herzliche Grüße
Susanne Hasemann

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